テキトーはダメ！税務調査で慌てないための摘要欄

会計帳簿の摘要欄とは、各取引の内容を簡潔に説明するための欄です。

仕訳帳や現金出納帳などで、どのような取引だったのかを第三者が見ても理解できるように記載します。

しかし、その摘要欄の記載が、法律で求められる水準に達しているか検証しているでしょうか。

インボイス制度施行に伴い、仕入税額控除の適用要件は適格請求書等の保存だけでなく、帳簿への正確な記載がこれまで以上に重要視されています。

摘要が抽象的・不明確である場合、税務調査において「資産または役務の内容」が不明確と判断され、最悪の場合、仕入税額控除が否認されるという重大なリスクを負います。

今回は、帳簿の適用欄に記載が必要な内容を解説します。

仕入税額控除で必要な記載内容

事業者が消費税の仕入税額控除の適用を受けるためには、法定事項を記載した帳簿を保存することが必須要件とされています。

これは、適格請求書等の保存要件と並立する義務であり、どちらか一方が欠けても控除は認められません。帳簿に記載すべき法定事項は以下の4点です。

このうち日付や金額については帳簿にそれぞれ記載する欄があり、摘要欄に「相手方の氏名・名称」と「資産又は役務の内容」を記載します。

国税庁のタックスアンサー等にも示されている通り、この記載は単なる勘定科目名などではなく、課税仕入れの内容が具体的に判断できる程度の記載が求められます。

単に「消耗品費」「物品購入」「打合せ代」などと記載するだけでは不十分なケースが多いのが実情です。

抽象的な記載だけでは、以下の二点が明確に担保できません。

特に接待交際費や福利厚生費など、私的支出と混同されやすい経費については、目的の明確化が不可欠です。

具体的な品目や役務の内容が不明瞭な場合、調査官は請求書や領収書を参照しても取引を追跡できず、「帳簿の記載不備」あるいは「事業関連性の欠如」を理由に控除を否認する可能性が高まります。

摘要の記載不備は、消費税法上の問題に留まらず、法人税法上のリスクも同時に発生させます。

【消費税上のリスク】
前述の通り、摘要不備は仕入税額控除の否認につながります。
否認された消費税額は、追徴課税の対象となり、これに過少申告加算税（原則10%）と延滞税が加算されます。

【法人税上のリスク】
摘要が抽象的で事業関連性が不明瞭で、追加の補足説明も不足してしまう場合、その支出が役員または従業員への給与（現物給与）と認定されたり、私的経費（役員への賞与など）と認定されたりする恐れがあります。
特に交際費や福利厚生費・会議費などでこの問題が生じやすく、私的経費と認定された場合、その支出は損金不算入となり、法人税の追徴も発生します。

このように摘要欄を軽く扱ってしまうと、消費税と法人税の両面から税務リスクを増大させることになります。

わずかな手間の省略が、税負担の可能性を呼び込むことを理解することが重要です。

税務調査で否認リスクを低減させるためには、摘要欄に以下の「3W」的な要素を意識して、取引の「特定性」と「事業関連性」を確保することが重要です。

例えば「会議費」の仕訳であれば支払先に加え、「会議費：〇〇社のA部長と新製品Bについての打合せ（カフェ代）」といったように、相手と目的を具体的に記載することが必要です。

交通費であれば「電車代：〇〇社訪問時」など、移動の目的を明記することで、事業関連性が確保されます。

この詳細な記載が、数年後の税務調査でも記憶をたどらずに説明できる信頼性の高い帳簿となります。